Кадровый электронный документооборот
что можно перевести в цифру

Что разрешил закон

Закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ добавил в Трудовой кодекс статьи 22.1–22.3. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений — это создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумаге.

Правило касается документов, которые по закону оформляются на бумаге или с которыми работника знакомят под роспись: трудовых договоров, приказов, заявлений и многих других.

Где его вести

Статья 22.1 называет два варианта. Первый — государственная платформа «Работа в России», доступ к которой есть через Госуслуги. Второй — информационная система самого работодателя, если она обеспечивает подписание документов, их хранение и фиксацию того, что документ получен.

Как он вводится

Решение принимает работодатель. Кадровый ЭДО вводится локальным нормативным актом, который принимают с учётом мнения профсоюза, если он есть. В акте указывают систему, перечень электронных документов и категорий работников, срок уведомления сотрудников и дату перехода.

Каждого работника уведомляют о переходе и о его праве дать согласие на электронное взаимодействие.

Нужно ли согласие работника

Да. Переход на электронное взаимодействие идёт с письменного согласия работника. Если согласия нет, это считается отказом — но работник может согласиться позже.

Исключение одно: тем, кого принимают на работу после 31 декабря 2021 года и у кого на эту дату не было трудового стажа, отдельного согласия не нужно.

Что остаётся на бумаге

• трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности — они ведутся по своим правилам
• акт о несчастном случае на производстве
• приказ об увольнении
• документы о прохождении инструктажей по охране труда

Что это меняет для кадровика

Кадровый ЭДО — это не сканы в общей папке. Меняются процессы: шаблоны документов, маршруты согласования и подписания, сроки ознакомления, хранение. Состав и форматы электронных документов задаёт приказ Минтруда от 20 сентября 2022 года № 578н.

Поэтому кадровику сегодня нужно разбираться не только в Трудовом кодексе, но и в системах, где живут документы: 1С:ЗУП, HCM-платформах, сервисах электронной подписи. В профессиональном стандарте «Специалист по управлению персоналом» цифровизация уже выделена в отдельную функцию.

Где этому научиться в Центре

• «HR менеджер: цифровые инструменты управления» — 144 часа: 1С:ЗУП, HCM-системы, цифровой профиль сотрудника и HR-аналитика. Старт 1 декабря, 40 000 ₽, удостоверение о повышении квалификации СФУ